MACIA, Mateo (ed.) Manual de documentación jurídica. Madrid: Síntesis, 1998. (Ciencias de la Información ; 18)
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INTRODUCCIÓN GENERAL
A
LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA
Juan Reviriego
Mateo Maciá
1.1. Derecho y documentación
Desde antiguo ha existido el afán de recoger en una sola obra todo el corpus jurídico imperante en una Comunidad y que éste sea conocido por todos sus componentes. Recopilar y difundir a través de distintos soportes serán dos de las características del Derecho y al mismo tiempo de la Documentación.
La evolución de la Documentación Jurídica ha seguido un proceso muy parecido al de la comunicación. El primer estadio de la Documentación Jurídica es la norma consuetudinaria, que corresponde a la comunicación oral. El origen y evolución de la escritura permite grabar la norma sobre un soporte y difundirla; a partir de este momento el Derecho estará íntimamente ligado al desarrollo de la escritura y sus diferentes soportes. A la vez que se forman los diferentes sistemas lingüísticos se van perfilando los distintos sistemas jurídicos. El tratamiento de los documentos jurídicos, a través de la recopilación, codificación, etc., da lugar a un lenguaje jurídico y a unas publicaciones específicas para este tipo de documentación.
El Derecho tiende naturalmente a la recopilación y a la codificación, a reunir textos dispersos sobre una misma materia en un solo volumen para hacerlos accesibles. También a la clasificación conceptual ya la creación de sistemas que permitan una localización más fácil de los textos. Existen grandes áreas dentro del Derecho -Civil, Penal, Constitucional. Administrativo, Mercantil, etc.- y también unos conceptos jurídicos acuñados que facilitan la labor de acceso, cada vez más necesaria por la multiplicación de los textos de contenido jurídico.
La labor de aquellas personas que en sus respectivas profesiones tienen que manejar constantemente textos jurídicos se ha venido complicando con el extraordinario aumento que ha experimentado el volumen de toda esta documentación. Cada día resulta más difícil tanto el acceso a la misma como la tarea de manejar todos los datos sobre una determinada materia. [20]
En los últimos años, la incorporación de las tecnologías de la información al mundo del Derecho ha significado varios cambios, que van desde el soporte informático hasta la forma de acceso. Las posibilidades de los nuevos soportes y medios vienen a solucionar dos problemas tradicionales en la Documentación Jurídica: el volumen y el acceso rápido al texto.
Por ello resulta necesario que el profesional del Derecho -y, por supuesto, el profesional de la misma Documentación Jurídica- que desee tener una información actual, fiable y exhaustiva, conozca bien el mundo de la Documentación Jurídica, sus publicaciones y sus posibilidades, así como el tratamiento de los documentos para su consulta y acceso, además de tener una preparación informática para el uso de las bases de datos y el acceso a la red Internet.
1.2. Definición y clases de documentación jurídica
La documentación jurídica puede definirse como la generada en la creación, aplicación, difusión e investigación del Derecho. Abarca, por tanto, todas las fuentes del conocimiento del Derecho, esto es, la legislación. la jurisprudencia y la doctrina científica en cualquiera de sus soportes: papel o informática. Es una definición realizada con un criterio amplio frente al carácter restrictivo del articulo 1.1 del Código Civil, cuando al señalar las fuentes del Derecho establece una primacía clara de la legislación sobre la jurisprudencia y los principios generales del Derecho,
Documentación Legislativa
es la producida por los órganos titulares del poder legislativo en el ejercicio de la facultad que tienen conferida para llevar a cabo la elaboración de las normas. Esta potestad corresponde al Parlamento y al Ejecutivo. Será estudiada in extenso en el capítulo tercero de este Manual de Documentación Jurídica. En conexión con ésta, generada en el desarrollo de la actividad del Parlamento, estaría la documentación parlamentaria (capítulo sexto del Manual) referida a todo el proceso de elaboración de las normas, proyectos y proposiciones. discusión y aprobación. También la documentación administrativa (capítulo séptimo del Manual) se incluye dentro de esta clase, y comprende todas las normas inferiores y actos administrativos unidos a la gestión y procedimientos propios de una actividad o función que se desarrolla a tres niveles: estatal, autonómico y local.
Documentación Judicial (capítulo cuarto del Manual) es la producida por los órganos encargados de la función jurisdiccional en el ejercicio de su actividad. Comprende todas las resoluciones de jueces y tribunales que tengan carácter jurisdiccional. Las sentencias tienen un papel central en la documentación judicial en la medida en que a través de ellas se genera y conforma la jurisprudencia.
La Documentación de la doctrina jurídica (capítulo quinto del Manual) está formada por los documentos más tradicionales en la documentación, como son las monografías, manuales, artículos de revista, tesis y otros trabajos de investigación.
1.3. Soportes de la información jurídica
El Derecho necesita de su difusión para ser conocido, pues como señala el dictum clásico, su ignorancia no puede ser invocada. El Derecho hay que darlo a conocer y desde su origen ha tenido un fuerte carácter escritura!. Por obra de la escritura se garantiza su conocimiento y se hace posible la exigencia de su cumplimiento. Desde el Código de Hammurabi,
grabado con caracteres cuneiformes en una piedra de diorita, hasta la edición elec-[21] trónica de una revista jurídica se puede elaborar la historia de los soportes de la información y la evolución de la escritura. El
Código de Hammurabi (1700 antes de Cristo) representa la primera edición de normas "publicadas". A partir de éste asistimos a una evolución constante de los soportes del Derecho: papiros, tablillas, pergaminos y papel, menos pesados que la piedra, han contribuido a darle una mayor difusión. Se inicia, pues, la publicación del Derecho, con dos referentes importantes: la Lex Duodecim Tabularum (462 antes de Cristo) y el Codex Iustinianus (circa 530 después de Cristo), obras que conforman un sistema jurídico a la vez que ayudan a la difusión de la lengua latina. En la Edad Media la creación de instituciones como Cortes y Cancillerías, entre otras, dan lugar a numerosos Códices, Fueros y Títulos, etc., dirigidos a regular una comunidad, gremio u otorgar concesiones a particulares. Asistimos, pues, a una producción legal necesitada de juristas especializados en la redacción, recopilación y tratamiento de esta documentación, que aunque incipiente, no deja de ser importante. Este especialista se encargará de informar la norma y formular el texto.
Pero es con la aparición de la imprenta cuando el derecho alcanzará su dimensión actual. La rapidez en la impresión, la edición de un gran número de ejemplares y sus posibilidades de difusión la convertirán en una insustituible aliada. Las sucesivas ediciones que se hacen de las leyes y su difusión conlleva un mayor y mejor conocimiento de éstas.
El paso del Antiguo Régimen al Estado moderno supone una gran tarea legislativa. Es una época de gran desarrollo del Derecho y, por supuesto, de la Documentación Jurídica. Nacen instituciones generadoras de Derecho y se configura una Administración Pública con un procedimiento incipiente. Las Administraciones se van a dotar de publicaciones, boletines o diarios, que les sirven para difundir las normas. Y es, sobre todo, la era de la Codificación, que tendrá dos objetivos: recopilar y estructurar el Derecho vigente.
La publicación jurídica va a cambiar de forma radical, y llegará así hasta finales de nuestro siglo, con pocas variantes. La obra jurídica ya no es una mera colección de textos, la recopilación va a tener una estructura, los textos serán analizados y posteriormente referenciados a través de índices que permitirán su acceso y consulta. Nace el mundo editorial jurídico dedicado fundamentalmente a dos tipo de publicación: los repertorios, colecciones exhaustivas de legislación o jurisprudencia, y las revistas jurídicas, que recogerán las aportaciones de autores sobre el Derecho.
El carácter exhaustivo y el tamaño de estas obras hacen que la documentación jurídica vaya abandonando desde los años ochenta su principal soporte, el papel, para encontrarse con la informática. Ésta, aparte de prestar un soporte mas ágil para la información jurídica, afecta no sólo a la difusión y conocimiento del Derecho, sino también a su creación y aplicación.
Dado el gran volumen de documentación que se maneja en el mundo del Derecho, la aportación de la informática parece clara dentro del ámbito jurídico: garantizar la agilidad y la exhaustividad en el conocimiento, producción y transmisión de documentos jurídicos. La informatización de la documentación jurídica se ha afrontado desde diferentes posiciones y por distintos procedimientos:
- En primer lugar, la informatización de publicaciones jurídicas oficiales, como es el caso del Boletín Oficial del Estado, dando lugar a varias bases de datos, entre ellas Iberlex.
En segundo lugar, la iniciativa privada. Esto es, las empresas editoriales jurídicas que han informatizado sus repertorios o publicaciones. Este es el caso de la mayoria de las bases de datos actualmente en el sector. [22]
- - Por último, la informatización de las instituciones y organismos productores de documentación jurídica. La automatización, por lo general, no se produce sólo en el aspecto de la informática jurídica. Ésta suele venir acompañada de opciones de informática de gestión que pretende agilizar el funcionamiento interno de estos organismos.
Las tecnologías de la información ofrecen nuevas posibilidades para la Documentación Jurídica, muy superiores a las que ofrecen los sistemas impresos. Estas posibilidades pueden sintetizarse en los siguientes puntos:
- Capacidad de almacenamiento ilimitada, que garantiza la exhaustividad.
- Rapidez en la distribución de la información. Teóricamente, en el mismo momento de publicarse una ley o dictarse una sentencia puede ser accesible desde cualquier terminal en línea del país o vía Internet.
- Posibilidades de búsquedas nuevas, no sólo a través de los índices, sino también, por palabras, por listas de palabras o por frases contenidas en los textos.
- Acceso a todo tipo de documentos jurídicos de manera simultánea: legislación, jurisprudencia, bibliografía, etc., construyendo el jurista en un tiempo breve el sistema jurídico necesario para el estudio y resolución de determinado asunto.
- Acceso a documentos no jurídicos, pero relacionados: datos y publicaciones de ciencias sociales, de medicina, de información general, que enriquecen cualquier investigación o estudio.
Todo ello está afectando de manera decisiva al mundo del Derecho. El desarrollo de las tecnologías informáticas y de las autopistas de la comunicación representa un avance para la profesión jurídica en una doble vertiente:
- Disponer de más y mejor información en tiempo real.
- Lograr la total automatización del despacho, como apoyo a la gestión de la actividad profesional.
Las dos vías actuales de acceso al documento jurídico -publicaciones impresas y medios electrónicos- sólo suministran al usuario el texto para que él resuelva problemas jurídicos concretos a partir de éste. Los nuevos desarrollos informáticos giran en torno a los sistemas expertos o informática decisional, que pretende dar soluciones a los problemas planteados. Estos sistemas se están utilizando en sectores jurídicos donde se reiteran situaciones típicas o problemas comunes como el derecho fiscal, laboral, cuestiones de tráfico, etc.
1.4. Publicaciones jurídicas
La explosión documental que afecta al mundo actual tiene su reflejo en la documentación jurídica. En el caso concreto de nuestro país, ésta ha tenido un gran crecimiento en los últimos años. Crecimiento motivado, sobre todo, por el desarrollo de la Constitución, con la creación de una serie de instituciones generadoras de documentación, así como la nueva estructura del Estado en Comunidades Autónomas. A todo ello se une la pertenencia a la Unión Europea, además de ser miembro de un número importante de organizaciones internacionales. Sobre la documentación jurídica comunitaria puede verse el capítulo octavo de este Manual.
En España se producen anualmente innumerables documentos jurídicos (normas generales, autonómicas. normas administrativas estatales y autonómicas, jurisprudencia del Tri-[23] bunal Constitucional, Tribunal Supremo, Tribunales Superiores y Tribunales Inferiores). Toda esta documentación se publica y recopila de dos formas:
- De forma oficial y por imperativo legal en el Boletín Oficial del Estado, boletines y diarios oficiales de las Comunidades Autónomas y Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
- De forma privada en numerosas publicaciones con estructura y contenido variado, abarcando en general toda la documentación jurídica.
Además de estos documentos, existen bastantes publicaciones, tanto monografías como artículos de revista, de contenido jurídico. La bibliografía jurídica es una parte importante de la producción editorial.
A pesar de la existencia de unas publicaciones oficiales, las publicaciones jurídicas privadas cuentan con una larga tradición en España. Tienen varias características, entre las que podemos destacar:
- Cubren las lagunas o tardanzas de la recopilación oficial, tanto en legislación como en jurisprudencia.
- Representan a un sector en evolución constante, tendente hacia formas de publicación que facilitan un consulta rápida y exhaustiva de su contenido, con actualizaciones periódicas. En los últimos años puede apreciarse una evolución constante y creciente hacia la difusión en soportes y medios informáticos: bases de datos en línea, disquetes, CD-ROM e Internet.
Estas publicaciones recogen de forma distinta toda la documentación, tanto en lo referente a normas como a sentencias. Bien recopilando todo los textos y constituyendo los llamados repertorios, o también recopilando sólo de forma especializada determinadas materias o disciplinas del Derecho que son de una gran utilidad para los profesionales.
El profesional del Derecho tiene acceso a la información jurídica, esto es, a la legislación, jurisprudencia y doctrina a través de las publicaciones jurídicas. Éstas recogen todo aquello que aporta la ciencia del Derecho y tiene que ser conocido por quienes lo aplican, investigan, estudian y necesitan. Otra de sus características es la exhaustividad en los contenidos, que es lo que busca el jurista, pues la inseguridad de no contar con todos los datos referentes a un caso produce cuando menos un análisis incorrecto y, en algunos casos, indefensión.
La forma tradicional de publicación jurídica es el repertorio. Son obras que recogen de forma exhaustiva las normas o las sentencias, constituyendo publicaciones de consulta obligada para el jurista. La exhaustividad debe ser total en lo referente a la legislación; por el contrario, en jurisprudencia se tiende más a recoger toda la doctrina que establezca el Tribunal Supremo de forma reiterada, aunque el incremento de los procesos judiciales hace que ya no sólo sean de interés las sentencias del Tribunal Supremo, sino también las de otros tribunales.
Otra forma de publicación, en el ámbito normativo, son los códigos que recogen una colección de normas referida a una determina materia o disciplina del Derecho. La doctrina jurídica o científica ha preferido como medio de difusión la publicaciones periódicas, dejando las monografías para manuales, tratados, etc.
1.4.1. Publicaciones oficiales
Son publicaciones oficiales aquellas editadas por una institución oficial y cuya publicación es preceptiva de acuerdo con las leyes y los reglamentos vigentes en el momento [24] de la edición. En este sentido, el artículo 91 de la Constitución Española de 1978 establece que "El Rey sancionará en el plazo de quince días las leyes aprobadas por las Cortes Generales, y las promulgará y ordenará su inmediata publicación". De este precepto -y de los similares en los Estatutos de Autonomía- se deriva la necesidad de la existencia de los llamados boletines oficiales.
La existencia de publicaciones oficiales constituye una constante en el mundo jurídico. El acceso a la información contenida en las mismas -el derecho positivo- es, por tanto, uno de los temas centrales de la documentación jurídica. En la actualidad, los sistemas de información jurídica se orientan más hacia los medios de tratamiento electrónico de la información que hacia las recopilaciones, los códigos o los diccionarios impresos, tres de las vías más tradicionales de acceso a los documentos jurídicos. Ello no impide que los medios electrónicos sean generalmente subsidiarios respecto a las publicaciones oficiales cuya información recogen y controlan. Así, la base de datos Iberlex permite hoy no sólo el acceso a la información publicada en el Boletín Oficial del Estado, sino también a la de otros boletines oficiales, como el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DOCE) -que se analiza en este trabajo- e indirectamente -a través de las leyes autonómicas que se publican en la Sección I Disposiciones Generales- a los boletines oficiales de las Comunidades Autónomas.
En el momento actual resulta especialmente oportuno abordar la cuestión de la definición de publicación oficial. Entendemos por publicaciones oficiales en sentido estricto aquellas editadas por una institución oficial y cuya publicación es preceptiva de acuerdo con las leyes y los reglamentos vigentes en el momento de la edición. Esta atribución debe ser específica, y no genérica.
Sobre publicaciones oficiales -que es el nombre que da la Administración en algunos textos reglamentarios a todas sus publicaciones, sean éstas por imperativo legal o no- se han dictado en los últimos años a nivel estatal normas importantes. El Real Decreto 379/1993, de 12 de marzo, de ordenación de las publicaciones oficiales (BOE núm. 67, de 19 de marzo de 1993) dispone la elaboración de un Plan General de Publicaciones Oficiales de la Administración del Estado elaborado por la Junta General de Publicaciones Oficiales y que será elevado por el Ministro de Relaciones con las Cortes y de la Secretaría del Gobierno al Consejo de Ministros para su aprobación. Este plan se basará en los programas editoriales anuales de los distintos departamentos, que habrán de comprender tanto las publicaciones unitarias como las periódicas, así como el material audiovisual e informático. Los servicios de publicaciones se ubican en las Secretarías Generales Técnicas o en otros centros directivos que tengan atribuida esta competencia.
La aprobación de los programas semestrales de publicaciones corresponde a los titulares de los departamentos, a propuesta de la subsecretaría del ministerio, previo informe de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales. Esta última, según el decreto, "es un órgano colegiado de carácter interministerial con las misiones, entre otras, de informar los proyectos de normas generales que afecten a las publicaciones oficiales, preparar el proyecto de Plan General de Publicaciones Oficiales y coordinar los programas editoriales departamentales, proponer criterios generales y elaborar una Memoria anual de publicaciones oficiales. Dentro de la Junta se crea una Comisión especializada de imprentas oficiales, de la que forman parte el Director general del Instituto Geográfico Nacional, el Director general del Boletín Oficial del Estado y el Director de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
El primer decreto de ordenación de publicaciones oficiales (Real Decreto 1434/1985, de 1 de agosto de ordenación de las publicaciones oficiales, BOE núm. 194, de 14 de agosto de 1985) había previsto ya en su artículo 7 que todas las publicaciones oficiales editadas a partir del 1 de enero de 1986 llevaran un número de identificación. Dicho número [25] fue regulado por orden de 22 de noviembre de 1985 (BOE núm. 281, de 23 de noviembre de 1985). A raíz de la publicación del decreto de 1993 se dictó una segunda orden con fecha 30 de diciembre de 1993 por la que se regula el número de identificación de las publicaciones oficiales y se deroga la anterior. La denominación precisa del número de identificación es "Número de Identificación de Publicaciones Oficiales" (NIPO) y está formado por nueve dígitos distribuidos en cuatro grupos separados por guiones que identifican el organismo editor (los tres primeros), el año (los dos siguientes), el de la obra (los tres siguientes) y el dígito de comprobación. Las publicaciones periódicas o series y el material audiovisual también deberán llevar este número. El NIPO parece responder sobre todo a la necesidad de la Administración de controlar de manera efectiva las publicaciones y el presupuesto gastado en ellas. La orden de 30 de diciembre de 1993 señala que para la asignación del número de identificación la obra de que se trate habrá de estar incluida en el programa editorial aprobado semestralmente del ministerio correspondiente y sólo por razones de necesidad y urgencia podrá asignarse a otros títulos. Las publicaciones periódicas tienen un NIPO para toda la publicación.
1.5. Bases de datos jurídicas
Las primeras experiencias de aplicación de la informática a la documentación jurídica se realizaron poco después del final de la II Guerra Mundial. Se intentó demostrar, de manera experimental, que esta documentación era susceptible de recuperación por medios electrónicos. Las bases de datos jurídicas mas antiguas surgen en los años cincuenta en los Estados Unidos y Gran Bretaña. Son experiencias de carácter fundamentalmente universitario, pero que contribuyeron a sentar las bases para el desarrollo del sector.
A partir de los años setenta se empiezan a crear las grandes bases de datos jurídicas. Estados Unidos será el primer productor. Los países europeos sufren un cierto retraso en el desarrollo de este sector, debido sobre todo a dos circunstancias:
- Diversidad geográfica, que conlleva lógicamente unas dimensiones de mercado inferiores a las americanas.
- La práctica jurídica anglosajona es diferente a la europea, es más abierta y ágil. Ello hace necesaria una mayor disponibilidad de la información y que ésta sea más puntual.
Las editoriales, públicas y privadas, han "volcado" la información de sus publicaciones de legislación y jurisprudencia en los nuevos soportes electrónicos. Las bases de datos, por tanto, parten de un concepto igual al del repertorio en papel, esto es, documentos ordenados cronológicamente a los que se accede a través de índices. El tipo de información al que se tiene acceso es el texto completo del documento. Las bases de datos de tipo referencial o de resúmenes no son habituales.
Si en un principio el acceso a las bases de datos era en línea, lo que representaba un coste económico importante, la aparición posterior de los llamados CD-ROM permite, con un coste mucho menor, tener acceso a un gran volumen de información.
Bases de datos de legislación, jurisprudencia, parlamentarias, administrativas, etc .. aspectos que serán tratados a largo de este Manual, son accesibles para los profesionales. No tanto la doctrina jurídica, de la que sólo se disponen contadas bases de datos y de contenido referencial. Sin embargo, en este momento la red Internet posibilita la edición electrónica de revistas a bajo coste, en la medida en que es el usuario final el que imprime -si así lo desea- el producto. [26]
1.6. Características de los documentos jurídicos
De acuerdo con el artículo 49.1 de la Ley 16/85 de Patrimonio Histórico Español, "se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos".
Documento jurídico es la expresión de la información jurídica con un contenido en legislación, jurisprudencia o doctrina jurídica.
El documento jurídico tiene unas características propias, exceptuando los de doctrina, que lo distinguen de otros tipos de documentos y de información. Éstas son las siguientes:
A) Fuentes
El documento jurídico tiene unas fuentes muy concretas, que pueden identificarse, bien de acuerdo con el órgano de origen del documento:
- Parlamento.
- Ejecutivo.
- Administración.
- Tribunales de Justicia.
Bien por unas publicaciones especializadas en este tipo de información:
- Publicaciones Oficiales: boletines y diarios oficiales.
- Publicaciones Privadas: repertorios, colecciones, etc.
- Documento tipificado
La tipicidad del documento vendrá dada por su contenido. Hay una gran variedad de tipos de documentos jurídicos, como se verá en los capítulos siguientes. Si la ley y la sentencia son los tipos más destacados, no debe olvidarse la diversidad de documentos fruto de una actividad administrativa, pública o judicial, entre los que destacan las resoluciones que tienen como objetivo la ordenación material de un procedimiento.
- Estructura definida
Cada uno de los documentos tipificados, en legislación y jurisprudencia, tiene una estructura de acuerdo con su contenido.
Un documento normativo cuenta con la estructura siguiente:
- Título, que comprende el número oficial, rango, fecha de aprobación y título de la norma.
- Exposición de Motivos, donde se manifiestan las razones por las que se aprueba la norma.
- Articulado, en él se recoge el texto positivo de la norma. Según el rango y extensión de ésta, se estructurará en títulos, capítulos, secciones y artículos.
- Disposiciones adicionales, derogatorias, transitorias y finales, que señalan el régimen de aplicación y sus efectos. [27]
La sentencia tiene los apartados siguientes:
- Encabezamiento, que recoge los datos referentes a las partes litigantes, magistrado ponente, asunto del litigio y fecha.
- Antecedentes de hecho: señala el asunto de que se trata y sus visicitudes procesales.
- Fundamentos de Derecho: se indican los principios doctrinales y legales que se consideran aplicables.
- Fallo o sentencia propiamente dicha. Es la parte dispositiva.
D) Documento controlado
Sobre el documento jurídico se ejerce un control, principalmente en lo que se refiere a la seguridad de su contenido, fiabilidad del texto, y a que éste sea conocido. Este control afecta tanto a su elaboración como a su aprobación y difusión.
El proceso de elaboración de las leyes -que tienen su origen en proyectos y proposiciones- y su debate y aprobación están sujetos a los Reglamentos del Congreso y del Senado. Esto constituye una garantía y control respecto a los documentos y su contenido.
En principio hay un control por el órgano de producción. Así, una vez aprobadas las normas, la Secretaría del Gobierno se encarga de su archivo, según rango, número de norma y orden cronológico. En el caso de las leyes, el archivo de los originales firmados por el Rey corresponde al Congreso de los Diputados. Una vez aprobada, y para que entre en vigor, la norma deberá publicarse según su ámbito en una publicación oficial: Boletín Oficial del Estado, boletines o diarios oficiales de las Comunidades Autónomas y Diario Oficial de las Comunidades Europeas. También aquí se ejerce un control en lo referente a que el texto publicado sea el mismo que el aprobado. Si esto no ocurriese, se salvaría el texto publicado con una corrección de errores posterior.
La propia ordenación del proceso judicial lleva implícito un control. Así, las sentencias firmes se consignarán en un documento público y solemne denominado ejecutoria. Una vez extendidas y firmadas serán depositadas en la Secretaría del Juzgado o Tribunal, donde se llevará un libro de sentencias.
Las sentencias no podrán modificarse una vez firmadas, aunque sí se podrá aclarar algún concepto oscuro o suplir cualquier omisión que contengan. Los errores materiales manifiestos y los aritméticos podrán ser rectificados en cualquier momento. Estas aclaraciones o rectificaciones podrán hacerse de oficio dentro del día hábil siguiente a la publicación de la sentencia
En las disposiciones administrativas y las resoluciones judiciales existe también un control sobre el órgano de origen. Control que actúa en dos direcciones:
- Sobre la jurisdicción o competencia objetiva o funcional.
- Observación de las normas de procedimiento establecidas.
La falta de alguna de ellas supone la nulidad de todo lo actuado y por consiguiente de los documentos que recojan dichas actuaciones.
- Vigencia limitada
La vigencia del documento jurídico estará limitada en el:
- Tiempo, por derogación; la retroactividad es la excepción.
- Espacio: vigencia limitada a un ámbito estatal, autonómico o local.[28]
Las leyes, según el artículo 2.2 del Código Civil, sólo se derogan por otras posteriores. La derogación tendrá el alcance que expresamente se disponga y se extenderá siempre a todo aquello que en la ley nueva sea incompatible con la anterior. Por la simple derogación de una ley no recobran su vigencia las que ésta hubiese derogado. No tendrán efecto retroactivo si no disponen lo contrario. Las leyes penales, las excepcionales y las de ámbito temporal no se aplicarán a supuestos ni en momentos distintos de los comprendidos expresamente en ellas.
Las resoluciones judiciales sólo podrán dejarse sin efecto en virtud de los recursos previstos en las leyes. Al notificarse la resolución a las partes se indicará si la misma es o no firme y en su caso, los recursos que procedan, órgano ante el que deben interponerse y plazo para ello. Son sentencias firmes aquellas contra las que no quepa recurso alguno.
F) Lenguaje jurídico
El contenido de un documento jurídico se expresa en un lenguaje con un léxico especial y propio de este tipo de información. Hay una separación entre el lenguaje natural y el jurídico al adquirir éste un sentido técnico especializado. V. Iturrralde señala que tomando como referencia el lenguaje natural podemos clasificar al lenguaje legal como especial. Si bien los textos tienen su fundamento en el lenguaje común, en ocasiones se apartan de éste adoptando una terminología específicamente jurídica.
Desde hace unos años, tanto en Estados Unidos como en Europa, hay una demanda en favor de una mayor compresión de los documentos jurídicos y a que éstos vayan abandonando su arcaísmo. En nuestro país ha sido significativo el avance que se ha dado en la redacción de documentos jurídico-administrativos. Así, la orden de 7 de julio de 1986 establecía que en la "elaboración de los documentos ... se debe disponer el texto de forma clara y concisa ... evitando la aparición de apartados cuya extensión o complejidad dificulte innecesariamente la interpretación de su contenido".
En lo que se refiere a las sentencias, la ley establece que deben ser claras, precisas y congruentes con las pretensiones de las partes, y así lo debe recoger el magistrado ponente, dejando la forma literaria a la voluntad de éste. El articulo 248.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, al señalar la estructura de una sentencia, ha modificado la forma de redacción tradicional de éstas, que exigía el uso de gerundios, resultando y considerando, que contribuían, según González Navarro, a oscurecer la redacción.
En todas las actuaciones judiciales se usará el castellano, lengua oficial del Estado. Podrá utilizarse también la lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma, si ninguna de las partes se opusiese. Las actuaciones judiciales realizadas y los documentos presentados en el idioma oficial de una Comunidad Autónoma tendrán, sin necesidad de traducción al castellano, plena validez y eficacia.
G. Publicidad
El documento jurídico hay que dado a conocer y para ello se crean unos medios que garantizan su publicidad. Ahora bien, la forma de publicidad es diferente según el tipo de documento.
Los documentos normativos exigen para su aplicación la publicación previa e íntegra en
algún Boletín o Diario Oficial. Así, el artículo 2.1 del Código Civil dice que las leyes entran en vigor a los veinte días de su completa publicación en el Boletín Oficial del Estado. [29]La Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, establece la forma de publicidad de las disposiciones administrativas. Para que éstas produzcan efectos, habrán de publicarse en el Diario Oficial que corresponda. Los actos administrativos serán objeto de publicación en un Diario Oficial cuando así lo establezcan las normas reguladoras de cada procedimiento o cuando lo aconsejen razones de interés público apreciadas por el órgano competente, según el artículo 60.1. La publicación sustituye, en algunos casos, a la notificación en el procedimiento administrativo. A veces no se necesita la publicación íntegra del contenido sino sólo una somera indicación de éste.
En lo referente a la publicidad de los documentos judiciales, ésta puede realizarse por diversos procedimientos. Las sentencias, una vez extendidas y firmadas por el juez o por todos los magistrados que las hubieran dictado, son perfectas, porque desde entonces vinculan al tribunal que las ha dictado. A partir de aquí se inician los mecanismos de publicidad.
Por una parte, de acuerdo con el artículo 120.3 de la Constitución, las sentencias se pronunciarán en audiencia pública y serán depositadas en la Secretaría del Juzgado o Tribunal, permitiéndose a cualquier interesado el acceso al texto de las mismas (artículo 266 de la Ley Orgánica del Poder Judicial). Por otra parte, y cuando así lo autorice la ley, las sentencias podrán dictarse de viva voz.
Las Sentencias del Tribunal Constitucional se publican siempre en el Boletín Oficial del Estado, en fascículo aparte y dentro de los treinta días siguientes a la fecha del fallo.
Nos hemos referido a la publicidad de los documentos jurídicos a partir de su entrada en vigor, en el caso de la norma, o cuando vincula a las partes, como en las sentencias. Otra cuestión es la publicidad que tienen estos documentos en el proceso de su elaboración.
También, en estos momentos, la publicidad de los futuros documentos jurídicos está garantizada a través de publicaciones concretas como son los Diarios de Sesiones de los Parlamentos, para los proyectos de ley. Sin olvidar los períodos de información pública que se pueden acordar por las Administraciones Públicas para que se formulen alegaciones -por parte de los ciudadanos directamente o a través de organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley- en el procedimiento de elaboración de las disposiciones y actos administrativos.
La propia ordenación material de un proceso judicial requiere dar publicidad a determinados actos a través de edictos que deberán publicarse en los Boletines Oficiales que señalen las leyes procesales. La publicación en otro medio podrá acordarse a petición y a costa de la parte que lo solicite. Hay que destacar, además, que la publicidad queda garantizada, puesto que las actuaciones judiciales serán públicas, salvo excepciones.
Las diligencias de ordenación, providencias, autos y sentencias se notificarán a todos los que sean parte en el pleito o la causa o a quienes puedan verse afectados. Esta notificación podrá practicarse por medio de correo, telégrafo o cualquier otro medio. La publicidad de los edictos se entenderá cumplida mediante la inserción, según proceda, en los boletines oficiales que señalen las leyes procesales. También se permite la publicación en cualquier otro medio.
La bibliografía jurídica sigue una difusión diferente a través de editoriales y revistas especializadas en esta clase de Documentación. Su publicidad y referencia se logra por medio de catálogos oficiales y privados (editoriales y librerías especializadas).
1.7. Tratamiento de la documentación jurídica
El tratamiento de la documentación comprende las operaciones necesarias para realizar el proceso documental, por el cual un fondo de información determinado es analizado en sus diferentes niveles para permitir su difusión y consulta por diferentes usuarios. [30]
En el ámbito jurídico existe una gran tradición de analizar la documentación que le es propia. Un buen análisis de cada documento facilita su acceso y en definitiva ayuda a su difusión. Recopilar documentos, clasificarlos y analizarlos, son actividades ligadas desde muy antiguo al mundo jurídico. Todo ello con un objetivo claro: difundirlo a través de una publicación.
La publicación jurídica, o base de datos, tiene que estar bien estructurada y contar con unos índices que permitan a los usuarios un acceso fácil y rápido al contenido, y que éste sea fiable y riguroso. Por tanto no basta con una mera reproducción literal, y mucho menos extractada, de los documentos jurídicos.
Por ello el tratamiento documental es necesario, aunque con particularidades. El profesional jurídico contará para acceder a la documentación jurídica con una serie de fuentes secundarias como índices, resúmenes y bibliografías.
Los sistemas de análisis o tratamientos documentales, es decir, el conjunto de técnicas basadas en la catalogación, clasificación, resúmenes, etc., empleados en la documentación jurídica deben conseguir que el jurista consagre mayor tiempo al estudio de los documentos obtenidos que a la búsqueda de éstos.
El tratamiento de la documentación jurídica tiene sus particularidades, dadas por la clase de documentación. La legislación y la jurisprudencia tienen un tratamiento parecido, aunque con diferencias. El análisis de la legislación debe ser riguroso sobre el contenido completo del texto de la norma. En la jurisprudencia el texto tiene también su importancia, aunque el análisis de la sentencia ofrece menos problemas. Para la bibliografía jurídica se utilizan técnicas basadas en la descripción bibliográfica, siguiendo las reglas de catalogación.
Las particularidades con las que se encuentra el tratamiento documental jurídico se refieren por un lado a los lenguajes documentales y por otro a los resúmenes.
1. 7.1. Lenguajes documentales
El lenguaje documental es la herramienta fundamental para la descripción, almacenamiento y recuperación de los documentos en un sistema de información, tanto publicación impresa como base de datos. Se trata de extraer del documento jurídico la materia o materias más significativas que definan su contenido para su consulta por el profesional.
El problema está entre el lenguaje jurídico y el lenguaje documental. La elección del término que parece más representativo de la materia del documento es un asunto complejo. Como señala André Dunes, la legislación es "rebelde al análisis". La mayoría de los autores descarta la posibilidad de utilizar un tesauro para el análisis documental, ya que la información que contienen constituye un todo -signos de puntuación incluidos- en el que todas las palabras tienen o deberían tener su importancia. Los juristas están vinculados de una forma estrecha al verbum de la ley. El jurista utiliza para acceder a la información jurídica palabras concretas de los textos jurídicos. Esto significa que al formular su consulta se mueve en un lenguaje conocido, sin necesidad de llevar el lenguaje jurídico a un lenguaje documental.
El desarrollo de sistemas informáticos con programas más potentes y las nuevas autopistas de la información permiten una recuperación de la información de forma rápida y sin estar sujeto el texto de la base de datos a un previo análisis documental.
En un sistema clásico de elaboración de índices el inconveniente es el excesivo número de consultas para localizar los documentos. En las bases de datos se produce lo que se denomina ruido, esto es, el excesivo número de documentos en las respuestas. [31]
1.7.2. Tesauros
Los tesauros son propios de grandes organizaciones que generan mucha información. Su difusión se vio favorecida por el advenimiento de la informática documental, pero como lenguaje de consulta para base de datos es bastante complejo.
Se trata de un lenguaje documental de estructura combinatoria. El análisis se efectúa a nivel de concepto elemental, expresándose cada uno de esos conceptos mediante una palabra clave o descriptor. El tesauro es el conjunto controlado y dinámico de términos que mantienen entre sí relaciones semánticas y genéricas y se aplican a un campo particular del conocimiento. En España se presentó por primera vez un tesauro jurídico completo, elaborado por el Instituto de Ciencias Sociales del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, en 1997.
1.7.3. Resúmenes
El gran volumen de información que el jurista tiene disponible hace que sea materialmente imposible acceder a ella. Se utilizan, por tanto, técnicas documentales como los resúmenes o abstracts. Los resúmenes, en líneas generales, deben recoger únicamente la contribución original que se produzca al conocimiento en el documento primario y con las mínimas palabras posibles. Es conveniente seguir el mismo orden en el que se contiene la información en el documento original y destacar lo mismo que destaca el autor. Hay que mantener criterios constantes en cuanto a la terminología. Deben tener una redacción gramaticalmente normal, no telegráfica.
En este punto sólo señalaremos la problemática de uso de resúmenes en la Documentación Jurídica.
La ley se presenta bajo una forma general y abstracta. Se trata de un documento en el que toda palabra y al límite toda coma, tienen su propio peso. La leyes fruto de una larga reflexión y toda la actividad del jurista gira en tomo a su interpretación. Por ello es bastante reacia al resumen.
En el tratamiento de la jurisprudencia sí se utiliza el resumen, y ello por dos razones:
- Por el volumen de información generada por los Tribunales. Muchas publicaciones recogen sólo partes esenciales de las sentencias, obviando otras.
- Porque es posible realizar un resumen de la doctrina expresada en la sentencia.
La práctica europea es el resumen de la jurisprudencia. En Italia se redacta la "massima", es decir, el resumen de las sentencias emanadas de otras secciones. Se crea así un documento ex novo que de forma sucinta condensa páginas y páginas del documento original. En Francia, por el contrario, se extraen del documento las partes más significativas, esto es, las fases que especifiquen mejor el contenido de la decisión de que se trate. Pero sólo se publican partes del documento original. En Bélgica se sigue una forma de resumen.
En la documentación referente a la doctrina jurídica, la elaboración de resúmenes no plantea ningún problema y permite a los juristas y demás personas interesadas tener una visión amplia ante determinados casos a tratar.
1.8. Datos identificadores del documento jurídico
Los datos identificadores del documento jurídico nos permiten extraer de éste los datos significativos para su posterior indización. [32]
A) Documento normativo.
Siguiendo su estructura podemos establecer los datos identificadores siguientes:
- Área de Título:
- Título: entradilla que precede al texto de la norma. Incluye normalmente los datos siguientes, colocados por orden:
- Rango: Ley, Decreto-ley, Decreto, Orden, Resolución.
- Número Oficial: que por su rango requieran. Se computa en ciclo anual, colocándose el año inmediatamente después del número oficial separado por una barra. Cada rango tiene su numeración independiente.
- Fecha de aprobación: de la norma. Va después del rango, señalando primero el día y después el mes. En el caso de normas sin rango se indica también el año.
- Área de Exposición de Motivos y Articulado:
• De ella se extraen las informaciones referidas al contenido de la norma.
- Área de Disposiciones adicionales, derogatorias, transitorias y finales:
• Vigencia de la norma.
- Área de publicación:
- Fecha de publicación de la norma. Siempre será la fecha de publicación en el Boletín o Diario Oficial preceptiva para su entrada en vigor.
- Marginal: número de referencia de la norma en la publicación, boletín o repertorio. Secuencial anual. Se recogerá en todos los índices.
B) Documento judicial (sentencia).
Si bien en el documento normativo no existen diferencias en cuanto al texto y su estructura de una publicación a otra, sí la hay en la jurisprudencia, sobre todo en lo que se refiere al texto de la sentencia. Pese a estas diferencias, en la sentencia pueden señalarse con carácter general los datos siguientes:
- Área de encabezamiento:
- Litigantes: partes en el proceso.
- Magistrado ponente de la sentencia. El magistrado ponente es el que, una vez votado el asunto, redacta la sentencia recogiendo el parecer del tribunal y dándole forma literaria y jurídica.
- Asunto del litigio.
- Fecha de emisión de la sentencia.
- Área de Antecedentes y Fundamentos de Derecho:
- Materia: descriptores del contenido.
- Índice Legal: normativa citada en la sentencia.
- Área de publicación:
- Fecha de publicación de la sentencia.
- Marginal: número de referencia de la sentencia en la publicación.
- Sala a la que corresponde la sentencia.
C) Documento bibliográfico.
En este caso se aplican las normas de catalogación usuales en Documentación, que incluyen los datos siguientes:
- Monografías: - Autor.
- Título. [33]
- Número de edición.
- Lugar de edición.
- Editor.
- Año de edición.
- ISBN (International Standard Book Nwnber o Número internacional normalizado de libro).
- Publicaciones periódicas:
- Autor.
- Título del artículo.
- Titulo de la revista.
- Volumen.
-Año.
- Número de la revista.
- Páginas.
- ISSN (International Standard Serials Number o Número Internacional Normalizado de Publicación Seriada).
1.9. Índices
Entendemos por índice el conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos en los propios documentos; se utilizan como instrumento de referencia y consulta.
En Documentación Jurídica se elaboran distintos tipos de índices, pues la norma es referenciar toda la información. Dependiendo de la clase de documentación así serán los tipos de índices. Hay algunos que son de características parecidas, con las diferencias que la legislación, la jurisprudencia o la bibliografía les impone. Señalamos a continuación los diferentes tipos de índices que nos podemos encontrar a la hora de consultar documentación jurídica.
La indización de un documento jurídico, norma o sentencia, se inicia a partir del título o del encabezamiento del documento. Después se analiza el contenido del texto para elegir el término o términos que indiquen la materia o materias.
La indización en derecho tiende a establecer una ordenación de carácter:
- Cronológico, referido a fechas de aprobación de las normas o en que se dictan las sentencias y fechas en que estos documentos son publicados.
- Rango de la norma.
- Materias: extraídas del documento. Éste se podrá analizar a través del título del documento o del encabezamiento. También puede hacerse a partir del resumen o del texto del documento.
Índices principales.
- Legislación:
- Índice cronológico: Ordena las normas por fecha de aprobación, en días, meses y años. Dentro del mismo día la norma se ordena por rango y número oficial. Para que una norma entre a formar parte de este índice debe estar publicada. Si es publicada en año posterior al de su aprobación se coloca en el índice cronológico anual antes que las del año posterior.[33]
- Índice numérico:
Ordena las normas por rango y dentro del rango por la numeración oficial de las normas. - Índice analítico:
Ordena las normas por su contenido de acuerdo con una lista de voces, conceptos, materias o descriptores propios de cada publicación o base de datos. Se estructura de forma alfabética. - Índice de disposiciones derogadas:
Algunos repertorios incluyen un apartado o índice anual de disposiciones derogadas en ese año. Se estructura por años y dentro de éste por fecha de aprobación de la norma derogada además de señalar la norma que la deroga.
- Jurisprudencia:
- Índice cronológico: Ordena las sentencias según la fecha en que se emiten por el Tribunal correspondiente. Se estructura por secciones, según jurisdicción. Dentro de cada sección se ordenan por año, mes y día.
- Índice legal:
Recoge, por riguroso orden cronológico, las disposiciones legales que han sido objeto de estudio en las sentencias. Recoge el título de la norma estudiada y, en su caso, el o los artículos citados. - Índice alfabético:
Ordena las sentencias por su contenido según una lista alfabética de voces y conceptos. Se presenta dividido por secciones según jurisdicción.
- Bibliografía:
- Índice de autores: Ordena los trabajos, monografías, artículos de revistas, ponencias, etc., por los autores. Catálogo alfabético de autores.
- Índice de materias:
Ordena el catálogo alfabético de autores por materias o conceptos.
Bibliografía
Álvaro, C. (1990): "Representación del lenguaje jurídico a través de un lenguaje documental: el tesauro jurídico". III Encuentro sobre la informática en las Facultades de Derecho (Madrid 1989), Davara, M. A. (coord.), Madrid, pp. 63-77.
Dunes, A. (1969): Esquisse d'une théorie des abstrats. París.
González Navarro, F. (1987): "De las jurisprudencias y de las líneas jurisprudenciales". Actualidad Administrativa, 39, pp. 2225-2240.
Iturralde, V. (1987-1988): "Elementos semántico-sintácticos de indeterminación de los enunciados normativos en el lenguaje legal". Theoria, III, 7-8, pp. 157-190.
Losano, M. G. (1987): Curso de informática jurídica, Madrid.
Maciá, M. (1988): Los abstracts en Documentación Jurídica. Boletín de la ANABAD, XXXVIII, núm. 4, pp. 533-539.
Ministerio para las Administraciones Públicas (1993): Manual de estilo del lenguaje administrativo. Madrid.
Muñoz Merino, A. (1995): "La evolución de la información jurídica". Actualidad informática Aranzadi, 16, pp. 1-3.
Páez Mañá, J. (1995): "Comentarios sobre algunas particularidades de las bases de datos jurídicas". Actualidad informática Aranzadi, 16, pp. 1,4-9.
